Problem:

E-Mails müssen genau wie Geschäftsbriefe über Jahre hinweg vollständig, manipulationssicher und jederzeit auffindbar archiviert werden. Dies ist in den GoBD, den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zu Datenzugriff, genau festgelegt. Ein Ausdruck oder die einfache Ablage in Ihrem Outlook-Archiv reichen dafür nicht aus, weil E-Mails dort jederzeit gelöscht oder verändert werden könnten. Zusätzlich ist es ohne ein Archivierungssystem unmöglich, alle E-Mails des Unternehmens zu durchsuchen, weil sich die E-Mail verstreut in den Postfächern ihrer Mitarbeiter befinden

Ziel:

Mit unserer gesetzeskonformen E-Mail Archivierung werden von Ihren E-Mails vollautomatisch Kopien erstellt und veränderungssicher archiviert, so dass Sie die GoBD Bedingungen erfüllen können. Zusätzlich wird auch ihr Arbeitskomfort erheblich gesteigert: Mit den intelligenten Suchfunktionen können Sie im Archiv z.B. die gesamte E-Mail-Kommunikation Ihres Unternehmens mit einem Kunden nachvollziehen. Auch nach einzelnen Begriffen kann schnell gesucht werden. Diese Suche ist dann z.B. auch über einen gesicherten Zugang mit einem Webbrowser oder direkt aus Ihrem Outlook möglich.

Lösung:

Managed E-Mail Archivierung 

Monatlicher Festpreis pro Postfach

• Hosting in einem deutschen Rechenzentrum
• Aufbewahrung für bis zu 10 Jahre
• unbegrenzt Speichervolumen je Postfach
• Inkl. Mailstore Updates
• Backup der Mailstore-Umgebung
• Keinerlei Serverinstallation notwendig
• inkl. telefonische IT-Beratung für Anwenderfragen

Laufzeit: 12 Monate, Verlängerung: automatisch um 12 Monate, Kündigungsfrist: 3 Monate im Voraus